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第185章（第1页）

&ldo;积极的休养&rdo;是保持头脑清晰、恢复疲劳最好的强心剂，对整理术而言，绝不能漠视这一点。

5将复杂问题&ldo;分条化&rdo;处理是解决的关键卡文先生常被人委托处理有关遗产方面的问题，而委托人往往只是说道：&ldo;一切拜托了！&rdo;正确地说，虽然他们急于告诉详情，但从一开始招呼后，就省略不少重要实情，只想要尽可能在利他的情况下处理案子，而不让卡文先生得知真正的&ldo;详情&rdo;，以致使他常常在处理上摸不着头绪。

不只这样，有不少当事人连过世亲人的遗产有多少都不知道。往往他们不告诉他实际情形，只要代为处理遗产。若他多问一些切身而重要的问题时，就用&ldo;你是局外人&rdo;这句话来回答他，使他不能顺利处理案件。的确，涉及遗产的法律与税务问题是十分麻烦的，外行人很难理解。但是即使对相关法律一无所知也无所谓，而重要的是应具备一些基本常识，如&ldo;到底应先考虑什么&rdo;的问题，首先以切身问题为例，例如：&ldo;税金&rdo;、&ldo;不动产&rdo;、&ldo;分配方法&rdo;等小问题，能先列出的话，就很容易了解而可寻求解决的办法了。对于复杂的问题给予细分化，常有助于案件的明朗化，使案件能尽快解决。对于无法细分的部分，就可委托专业人士处理。对于复杂的小问题，同样可分为几个小题来处理，这种方法称&ldo;因数分解法&rdo;。无论是大学每期期末考试，或会计师检定考、司法考试等等，认真的考生可用此法作为读书时整理分析的标准。若能顺利通过数种考试，也是归功于此。所以无论读书或写文章，在遇到无法理解的情况时，分析问题往往可以使复杂问题简易化，进而解决问题。尤其遭到大问题时，用这方法，绝对没错。

6以因数分解法，使头脑清晰前面谈过，对于长期的目标，采取&ldo;因数分解法&rdo;是十分有效的。此外，一天或一小时的短时间，也能有效地处理信息。比如看专业论文时，深奥的文章，有时读一遍或两遍仍不能融会贯通。

论文难懂的原因，往往是因文句太冗长。法律论文便是这一类的典型。一篇文章内如果常出现&ldo;由于&rdo;、&ldo;所谓&rdo;、&ldo;但&rdo;、&ldo;如此一来&rdo;、&ldo;是谓&rdo;等等句型，首先把这些字作上记号来整理，使其成为单句型的文章，就很容易了解。象这样把问题细分化，就是因数分解的应用，十分容易。

因数分解法是解决复杂问题最有效的方法，但至于如何分法、如何使用，其前提是要有清晰头脑，才能使信息清楚，这是运用的方法。

7细分法的另一个武器‐‐分枝法&ldo;复杂问题细分化&rdo;，除了因数分解法外，还有一种很有效的方法。任何信息不会单独存在，必定是互相关连的。因此，如果其构成要素只有一个时，便要详细观察整个事情。最初所收集的资料往往不能给予正确的评价。

譬如公司概况，如财务方面，是赚？是赔？往往一般人守口如瓶；至于今年与去年相比较，是成长或后退？甚至与其他公司比较又如何？？往往不得而知。由于这是公司机密，属于个体的单独信息，想要作评量考核是不可能的。

管理者应对公司的财务状况公开化，而且为了让全体同仁都能了解，可设计出一套&ldo;系统树&rdo;的结构图，象财务状况、经营业绩，以及资产状况等，作成树木的根、干、枝的图表化方式来说明。整体上，把各枝干的重要性也细加解释，使公司同仁均能了解公司营运状况，此方法也称&ldo;树木分枝法&rdo;。

这种方式可以运用于各种情况。比如实行新的计划方案时，有关预算、人员、用具等的数量、获得方法等等，将一段时期内的各种相关问题，以分枝方式顺序推演下来。看到这张图表，必能完全掌握整体构成，而且可以轻而易举地思考相关问题的解决方法。此分枝法与前面所介绍的&ldo;因数分解法&rdo;，目的都是使复杂问题细分化，逐一的理解后，再予以整体性的处理，这与保持头脑清晰的原则息息相关。文字报告书表现技巧一般来说，目前各种报告、企划书的形式都分为手写或打字两种，有时还要动用到印刷，不过其构成要素大致都相同。过去的人喜欢用稿纸写报告，唯一的好处是容易计算字数，比较有利于打字、印刷，但基于时代cháo流，愈来愈多的人喜欢用横式的条纹纸书写。不论使用哪一种用纸，一定要记得，如果要发出去打字，那么手稿一定要遵守&ldo;直书直打、横书横打&rdo;的原则，千万不要直书横打或横书直打，否则打出来的稿子一定错误百出，因为你违反了人的自然习性。

相对地，如果报告书不发打字稿时，最好不用有格稿纸，因为对阅读者来说，方格是一种视觉负担。

除了书写打字的问题外，其实制作文字报告书最困难的是执笔的工程，管理者常对着完整的资料、预定好的内容大纲发呆，就是写不出一个字来。

这种混乱的主要原因，是现成材料和原先的概念已在人脑中混成一团，不知从何起头。最简单的解决方法是把脑中的想法&ldo;拿&rdo;到脑外来，一一列举整理再下笔。可以下列步骤逐次完成报告书：1执笔工程部分（1）重新整理预备使用的资料利用各种整理方法，重新处理一下准备使用的资料，注意统一规格，同样大小的资料可以堆在一起。

（2）在资料上做记号如果资料有好几份，不妨按性质或次序做上记号，用号码或字母编号都可以，免得有所遗漏。

（3）开始读资料把资料整理好后，就要开始重读这些信息，这回要一边读，一边用笔把要用的、重要的地方划起来，并且把心得写在空白的地方。

（4）转记在卡片上卡片大小大约为11&tis;3比较恰当，也就是一张a4纸裁成四张的大小。把刚刚划好的重点和心得一一转记到卡片上，记住一个主意、一张卡，不要在一张卡上列两个以上的意见。卡片要注明刚刚编好的号码以备查照。这种转记一定要清楚到自己能了解的地步，以免时时回头查原资料。

（5）卡片分类转记完成的卡片就是文字报告书的主要构成部分，在使用前要先将卡片分类，以便按类使用。分类前要把桌上清理干净，不要和别的文件混在一起。分类过程中一定会产生新想法，不妨再将想法列在卡片上，也加入分类。

（6）卡片编序分类完卡片接着要编序。这回编序要按规划报告书的段落来编，真正开始写报告书时，就是按这个顺序。报告书的段落分配大概有两种形式，一种就像中国诗句的起承转合，另一种则是日本古乐的构成方式序破急。以下详细说明这两种文章形式的构成单元。

a起：属于导语部分。旨在描述身边环境的现象或某一事件，或者把结论提前到起段也可以。阅读者会不会耐心读下去就决定于这个开头。

b承：承接起段的事件而进入正文。相对于起段，这个部分要多用冷静、比较性的手法来陈述。这个段落要为阅读者解释起段中所突出的现象、背景及原因。

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