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第160章（第1页）

2实现低成本高效率&ldo;低成本&rdo;和&ldo;高效率&rdo;是管理者随时要牢记的两个基本概念。商业行为的基础就是以最小投资创造最大的利益，信息工作亦然。以整理文件为例，一般市面上卖的纸制档案夹约1元，如果有500项资料，要花500元，有2000项就要花2000元，再加上存放档案的柜子，仅是这些硬件就要大约几千元，对私人资料整理来说很浪费，而收效如何却仍不得而知；有很多人放弃整理资料就是因为这个因素。

至于效率，除了检索和取用资料要快外，整理、保存资料的速度更要考虑。使用从市面上购的档案夹时，还得把文件用打洞机打洞，再贴上一份目录，填上资料的内容。此外还得把不同规格的资料做统一处理，每一道手续都繁琐而费时，每次整理资料时的不快，真让人觉得在浪费人生。一次又一次这样的费事耗时后，许多人都无法持久地整理资料，因此，一定得找出低成本而又不浪费时间的资料整理保管系统。

3统一规格的意义圣经上说：&ldo;为了不让人互相沟通，共同建造这座高塔，免得减损神的权威，神让所有的人开始说不同的语言，不再互通信息，且争吵起来？？&rdo;。这个有名的巴别塔的故事，说明了在现代社会中，如果信息规格不统一，人们就容易犯错且无法沟通。这种愚蠢的例子到处都有，以录放影机和vhs系统来说，一直到最近才有统一成vhs的趋势，显然beta系统已经落伍，但在市面上还可以买到beta系统的产品。这种厂商缺乏相容性，几乎就等于现代的&ldo;巴别塔&rdo;。不过vhs的音质的确没有beta的好，日本电视公司就爱用beta带，但是：信息规格的统一与否，并不在于比较各种规格的好坏，而是重视规格间的互换性；缺乏互换性的规格，会阻碍多数人自由地使用信息。在个人电脑的键盘设计上也出现同样的问题。现在最普及的jis键盘并不符合生理学，因此有人发明出频繁动用拇指的键盘。而一旦熟悉了这种设计，使用人几乎就不会使用国际通用的电脑或打字机了。这就好像不管英文是不是最优秀的语言，只要它一天是国际语言，学习英语就是现代商业人的基本要求。选用电脑键盘也一样，不管性能好坏，都得使用大多数人通用且兼容的机种。选用大多数人使用的规格，是资料整理的基本条件。整理工作的第一步是统一规格，不同尺寸的纸张、文件是很难处理的；至少自己公司和部门使用的电脑、文字处理机，应该统一文件和报告的格式、尺寸。规格统一是信息工作最重要的原则，但实际收集来的资料却不免有大小、长短、方圆不一，因此必须事先统一规格。

二、处理各类信息的技巧

人事资料收集技巧资料工作是把大家都不知道、没发现或没想到的事实，用新的法则相互贯穿，然后加以分析和综合，以拓展工作领域。在这种定义下，收集资料绝不是把老生常谈的常识集合在一起。因此在收集资料时，一定要打破自以为是的想法。只有人才能真正打破这种陈旧的观念。要从&ldo;人&rdo;身上取得信息，最有效的方法是面对面沟通；通过这个方式，可以接触和证实沟通对象的所言所行，这个&ldo;人&rdo;就成为获得信息的最有利来源。

1找到&ldo;人&rdo;资料的方法要与人面对面沟通须注意五个基本技巧：（1）决定会面对象找到合适的咨询人选，其实并不容易。不管是纯粹访问还是想请对方配合，都要预先做准备，把有关资料备齐，制定自己的拜访目的，并写下若干要点提醒自己。然后再分析搜集来的名单，找到合适人选。这个准备工作关系到以后面对面沟通的成败，不可轻视。

（2）订约订约是面对面沟通方式中最大的一个难关。就对方而言，这是一个他可以不做的工作、可以不见的约会。无端打电话与人订约，成功的机会并不大，尤其对一个素不相识的人，想要在几分钟内把自己复杂的动机解释清楚，实在很困难。许多担任营销业务工作的人，一定都有这种体验。冒昧打电话联络不相识的人，有时会给对方无礼的感觉，有时不妨考虑先以信函告知。信函内容应包括：a请对方恕己冒昧；b说明自己的身份；c说明想要会面的原因；d列举面谈的内容；e说明希望会面的时间；f注明自己的地址、联络电话；g说明信件到达后，会再以电话确定各种事项；h这封信一定要写得简洁有力，太冗长的信只会折磨对方，尤其是到私人企业采集信息，更要注意不要浪费别人的时间。信寄达之后的第二天，就可以打电话做第二次的确认。有信件沟通在先，交谈起来就不致于有麻烦。

（3）准备工作在会面之前，要先把沟通对象的背景和专业调查清楚，要收集有关的资料；如果对方曾有著作出版，要大略浏览，假如对方的著作很多，就要记得翻阅第一本和最近出版的那本书刊。

（4）拟好问题备忘录因为沟通时间不能太长，所以要有在最短时间内完成会面的打算。出发之前，记住在笔记本的第一页上，写下最急于解答的基本问题，做为备忘录。

（5）会面沟通假如会面的时间是一个小时，在前30分钟之内，一定要问完所有准备好的问题，并且把要点记在笔记本上。当然在谈话过程中，如果对方允许，也可以使用录音机，但是一定要记笔记，理由有三：a录音机常会出现故障、电池耗尽等情况，记下笔记可以分担部分风险；b记笔记可以帮助自己思考。

尽可能使用图解的方法记录，大量利用箭头、记号把对方的回话组织起来，在会面过程中，新的问题会接连出现，而且经过图解也可以确认是不是遗漏了问题，这和速记是不一样的；c记笔记可以表达沟通的诚意。如果只是把录音机一摆，傻坐一旁呆听的话，对方会怀疑你到底有没有把话听进去，这会影响到沟通的气氛。就像夫妻、亲子、情人之间的谈话一样，也是需要若干身体语言协助的。

记笔记时，要随时把疑点、新问题、个人的观点简略记在笔记栏外空白的地方，经过前30分钟访谈后，就可以回过头来就这些感想和疑问，再和对方商讨。在后续这20分钟的会谈中，不妨逐渐加入自己的意见和观点，与对方做一番讨论和交流。如果事先没有处理好记录，是不可能进行这种谈话的，很可能问完问题就得赶快夹着尾巴走掉。经过思考后的讨论，不但自己能够得到清晰的反应，对方也能察觉你的慎重，在谈话中得到理性的反馈，也就更能维持融洽的气氛，对方或许会说出更多自己预料之外的信息。

经过50分钟的谈话，双方已经建立了某种程度的熟悉感，在接近尾声的10分钟里，对方的戒备心理略为松懈，这时候也是许多重大关键问题可以进行解决的时机，要注意掌握。60分钟会面结束后，可以合起笔记、关掉录音机，相互寒喧一番，然后告辞。通过这样的程序，双方已经有相当的交流，不但会产生一些亲密感，也为以后的往来留下良好的印象，这是面对面沟通和其它方法最大的不同之处。

2人物资料收集秘诀管理者在进行人物访谈时，常要去了解他们的时代背景、成长过程、事业经历等。许多的事实、现象和趋势，往往是通过特定&ldo;人&rdo;的力量而改变的，而这些&ldo;人&rdo;所具有的&ldo;力量&rdo;常和他们的成长背景有密切关连。前述的卡文在20岁的时候，曾经替一家刊物做人物系列的报道，每个星期要用摄影报道的形式，将当周最有影响的新闻人物，做一个简单的人物小传。在五年之内，他总共追踪报道了250个人物，在工作期间就发明&ldo;山根式袋式档案&rdo;这种整理信息的工具。此外，他还使用了其它的工具：（1）沟通诊断书在做人物系列报道之前，拟一份&ldo;沟通诊断书&rdo;，把263个问题做成一张表夹在笔记中，这些问题是适用于任何一个人的；只要问了这些问题，任何一个受访者都有了大概的轮廓。这种做法，就已完成了部分资料的整理，和对象沟通时还可以检查有无遗漏。这就好像飞行员在起飞前，一定要拿着检查表把所有仪器检查一遍一样。一旦完成采访后，把个人资料列齐，再把这份&ldo;沟通诊断书&rdo;装入档案，就存了将近300位社会知名人士的基本资料。

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